Eine Gästeliste ist die Namensliste aller eingeladenen Personen samt Begleitung, Kontaktdaten, Zu- oder Absage (RSVP) und besonderen Hinweisen wie Allergien. Sie ist die Grundlage fast jeder weiteren Entscheidung bei der Hochzeitsplanung – von der Location-Größe über das Catering bis zur Sitzordnung.
Warum die Gästeliste zuerst kommt
Die Gästezahl bestimmt euer halbes Budget. Eine Faustregel: Catering und Getränke machen rund 50 % der Hochzeitskosten aus und werden fast immer pro Person berechnet. Zehn Gäste mehr oder weniger verschieben das Hochzeitsbudget schnell um vierstellige Beträge. Deshalb steht die Gästeliste in jeder guten Hochzeits-Checkliste ganz oben.
Schritt 1: Gäste in Kategorien einteilen
Sammelt zuerst alle denkbaren Namen, ohne zu filtern. Sortiert sie danach in Gruppen:
- Engste Familie – Eltern, Geschwister, Großeltern
- Enge Freunde – die Menschen, die ihr regelmäßig seht
- Erweiterte Familie – Tanten, Onkel, Cousins
- Bekannte – Arbeitskolleg:innen, Nachbarn, Vereinsfreunde
- Begleitpersonen (Plus-Ones) – feste Partner eurer Gäste
Schritt 2: A-, B- und C-Liste
Selten passt jeder ins Budget und in die Location. Priorisiert ehrlich:
- A-Liste – ohne diese Menschen ist die Feier nicht denkbar
- B-Liste – sollten dabei sein, wenn Platz und Budget reichen
- C-Liste – nachrücken, sobald Absagen von der A-/B-Liste kommen
Erfahrungswert: Bei Hochzeiten sagen je nach Anreise und Gästekreis etwa 10–20 % der Eingeladenen ab. Plant die C-Liste bewusst als Puffer ein, statt am Ende leere Stühle zu haben.
Schritt 3: Plus-Ones klar regeln
Die häufigste Quelle für Streit und Budget-Überraschungen sind Begleitpersonen. Legt eine einfache Regel fest – zum Beispiel: feste Partner ja, lose Bekanntschaften nein – und wendet sie konsequent auf alle an. Vermerkt direkt in der Liste, wer eine Begleitung mitbringen darf.
Schritt 4: RSVP digital verwalten
Eine Excel-Tabelle funktioniert, wird aber unübersichtlich, sobald Rückmeldungen, Allergien und Adressen dazukommen. Mit der Hochzeit App von MeinEvent verwalten eure Gäste vieles selbst, indem sie einen QR-Code scannen:
- Zu- und Absagen inklusive Begleitpersonen
- Essenswünsche und Allergien
- Kontaktdaten für den Versand
- direkte Übergabe an die Sitzplan-Planung
So landet jede Rückmeldung automatisch an einem Ort, statt in WhatsApp, E-Mail und Zetteln verstreut.
Schritt 5: Deadline und Erinnerungen
Setzt eine RSVP-Deadline rund 4 Wochen vor der Hochzeit – früh genug, um Catering und Sitzplan zu finalisieren. Plant fest ein, dass ihr säumigen Gästen ein bis zwei Erinnerungen schicken müsst. Erfahrungsgemäß antwortet ein gutes Drittel erst nach dem Nachfassen.
Häufige Fragen
Wann sollte man die Gästeliste erstellen? So früh wie möglich, idealerweise 12–18 Monate vor der Hochzeit – noch vor der Location-Suche, weil die Gästezahl die nötige Raumgröße bestimmt.
Wie viele Gäste sagen im Schnitt ab? Je nach Gästekreis und Anreise etwa 10–20 %. Bei vielen weit anreisenden Gästen eher mehr.
Wer gehört auf die Gästeliste? Beginnt mit den Menschen, die ihr regelmäßig seht und ohne die die Feier nicht vorstellbar ist. Verpflichtungseinladungen aus Höflichkeit gehören auf die B- oder C-Liste.