Eine Hochzeits-Checkliste zum Ausdrucken funktioniert, wenn sie drei Dinge leistet: Sie ordnet die Aufgaben nach Monaten vor dem Termin, lässt Platz für Namen und Fristen und enthält nur Punkte, die sich nicht mehr jede Woche ändern. Die Liste in diesem Beitrag umfasst 55 To-dos in sieben Phasen, vom ersten Budgetgespräch bis zu den Danksagungskarten. Mit 1,1 cm Zeilenhöhe passt sie auf drei A4-Seiten, inklusive Spalte zum Abhaken.
Was auf die gedruckte Liste gehört – und was nicht
Papier ist gut für Fristen und schlecht für Namen.
Eine Aufgabe wie „Fotograf buchen" wird einmal erledigt und dann abgehakt. Die Gästeliste dagegen ändert sich mit jeder Rückmeldung, der Sitzplan mit jeder Absage, der Budgetstand mit jeder Anzahlung. Wer solche Objekte auf Papier führt, druckt sie entweder ständig neu oder arbeitet mit einer Version, die schon veraltet ist.
Die Entscheidungsregel: Alles, was ihr voraussichtlich mehr als einmal pro Woche ändert, führt ihr digital. Auf der gedruckten Liste steht dann nur der Status – „Rückmeldungen: 52 von 80 da" –, nicht die Daten selbst.
| Planungsobjekt | Wie oft ändert es sich? | Wo führen |
|---|---|---|
| Aufgaben mit Frist (buchen, bestellen, anfragen) | einmal: offen → erledigt | Papier |
| Dienstleister-Kontakte | selten | Papier, eine Zeile pro Kontakt |
| Gästeliste mit Rückmeldungen | wöchentlich, in den letzten 8 Wochen oft täglich | digital |
| Sitzplan | nach jeder Zu- oder Absage | digital |
| Budget und Zahlungen | nach jeder Rechnung | digital |
| Ablauf am Tag | mehrmals in den letzten 4 Wochen | digital, final ausdrucken |
Wer die Kosten aus der Gästezahl ableiten will, findet die Rechenlogik in Hochzeit Kosten pro Gast: Was der 81. Gast wirklich kostet. Auf die Checkliste gehört davon nur eine Zeile: „Budget-Obergrenze festgelegt".
So richtet ihr die Druckvorlage ein
Fünf Spalten statt einer reinen Abhakliste
Viele kostenlose PDFs bestehen nur aus Kästchen und Aufgabentext, etwa die Abhakliste von mein-traumtag.de. Das reicht, solange eine Person plant. Sobald ihr zu zweit seid und Trauzeugen mithelfen, fehlt die wichtigste Information: wer zuständig ist.
Die Vorlage in diesem Beitrag nutzt fünf Spalten:
- ☐ – abhaken
- Aufgabe – kurz, mit Verb am Anfang
- Wer – Initialen, nicht „wir"
- Bis wann – konkretes Datum, keine Monatsangabe
- Notiz / Kosten – Angebotsbetrag, Ansprechperson, Telefonnummer
Der typische Fehler bei Listen ohne „Wer"-Spalte: Beide gehen davon aus, dass der oder die andere die Floristin angerufen hat. Auffallen tut das meist erst, wenn die Frist für die Bestellung vorbei ist.
Wie viele Seiten die Liste braucht
Eine A4-Seite ist 29,7 cm hoch. Zieht ihr 2 cm Rand oben und unten ab, bleiben 25,7 cm. Für Kopfzeile mit Hochzeitsdatum und Versionsstand gehen weitere 2 cm weg, nutzbar sind also 23,7 cm.
Bei 1,1 cm Zeilenhöhe – genug, um von Hand eine Telefonnummer daneben zu schreiben – passen 21 Zeilen auf eine Seite. 55 Aufgaben plus sieben Phasenüberschriften ergeben 62 Zeilen, also drei Seiten. Wer auf 0,7 cm Zeilenhöhe geht, bekommt die Liste auf zwei Seiten, hat dann aber keinen Platz für Notizen mehr.
Druckt doppelseitig nur, wenn ihr die Liste in einen Ordner heftet. Liegt sie lose am Kühlschrank, ist einseitig praktischer.
Fristen rückwärts rechnen
Die Monatsangaben der Phasen sind Richtwerte. Für Aufgaben mit Lieferzeit rechnet ihr das Datum für die Spalte „Bis wann" so aus:
Spätester Auftrag = Hochzeitstag − Lieferzeit − 2 Wochen Puffer
Fiktives Beispiel: Hochzeit am 12. Juni 2027, das Brautgeschäft nennt 16 Wochen Lieferzeit. 12. Juni minus 18 Wochen ergibt den 6. Februar 2027. Dieses Datum steht in der Zeile, nicht „6–8 Monate vorher". Die Lieferzeit fragt ihr beim Anbieter direkt ab; sie unterscheidet sich je nach Modell und Saison stark.
Die Checkliste: 55 To-dos in sieben Phasen
Die Nummerierung läuft durch, damit ihr beim Telefonieren sagen könnt „Punkt 31 ist erledigt".
Phase 1: 12 Monate und mehr vorher – die Eckdaten
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 1 | Budget-Obergrenze plus Reserve festlegen | ||
| ☐ | 2 | Wunschtermin und zwei Ausweichtermine notieren | ||
| ☐ | 3 | Gästezahl als Spanne schätzen (z. B. 60–80) | ||
| ☐ | 4 | Beim Standesamt Terminvergabe und Anmeldefristen erfragen | ||
| ☐ | 5 | Locations besichtigen und reservieren | ||
| ☐ | 6 | Trauredner:in anfragen, falls freie Trauung | ||
| ☐ | 7 | Fotograf:in anfragen und Angebote vergleichen | ||
| ☐ | 8 | Trauzeugen fragen | ||
| ☐ | 9 | Adressliste für Save-the-Dates anlegen (digital) |
Punkt 3 ist eine Spanne, keine Zahl. Location und Caterer rechnen beide mit der Obergrenze.
Phase 2: 9 bis 11 Monate vorher
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 10 | Catering anfragen, Probeessen vereinbaren | ||
| ☐ | 11 | DJ oder Band buchen | ||
| ☐ | 12 | Save-the-Dates verschicken | ||
| ☐ | 13 | Termine für Kleid und Anzug machen, Lieferzeit erfragen | ||
| ☐ | 14 | Hotelkontingent für Gäste anfragen | ||
| ☐ | 15 | Gäste-Infoseite mit Anfahrt und Unterkunft einrichten | ||
| ☐ | 16 | Entscheiden: Videograf ja oder nein | ||
| ☐ | 17 | Floristik anfragen |
Phase 3: 6 bis 8 Monate vorher
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 18 | Einladungen gestalten, Druckangebot einholen | ||
| ☐ | 19 | Blumen und Deko festlegen | ||
| ☐ | 20 | Torte bei der Konditorei bestellen | ||
| ☐ | 21 | Ringe auswählen, Anfertigungszeit erfragen | ||
| ☐ | 22 | Flitterwochen buchen | ||
| ☐ | 23 | Gäste-Fotogalerie oder Fotobox planen | ||
| ☐ | 24 | Shuttle oder Transport organisieren | ||
| ☐ | 25 | Unterlagenliste beim Standesamt anfordern und abarbeiten |
Zu Punkt 25: Die Anmeldung der Eheschließung hat ein Verfallsdatum. Wird die Ehe nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Mitteilung des Standesamts geschlossen, dass keine Ehehindernisse bestehen, müsst ihr sie erneut anmelden (§ 13 Abs. 4 PStG). Fragt deshalb beim Standesamt, ab wann ihr für euren Termin anmelden könnt.
Phase 4: 3 bis 5 Monate vorher
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 26 | Einladungen mit Rückmeldefrist verschicken | ||
| ☐ | 27 | Groben Tagesablauf festlegen | ||
| ☐ | 28 | Musik für Einzug und ersten Tanz auswählen | ||
| ☐ | 29 | Probetermin Friseur und Make-up | ||
| ☐ | 30 | Menükarten und Tischkarten gestalten | ||
| ☐ | 31 | Gastgeschenke besorgen | ||
| ☐ | 32 | Ehegelübde schreiben, falls freie Trauung | ||
| ☐ | 33 | Kinderbetreuung während der Feier klären |
Für Punkt 27 lohnt sich ein digitaler Ablaufplan, den ihr bis kurz vor dem Termin anpasst – wie das mit Live-Countdown für Gäste aussieht, zeigt Hochzeits-App mit Ablaufplan und Live-Countdown: Zeitplan im Griff.
Phase 5: 4 bis 8 Wochen vorher
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 34 | Fehlende Rückmeldungen nachfassen | ||
| ☐ | 35 | Sitzplan erstellen (digital) | ||
| ☐ | 36 | Endgültige Gästezahl an Caterer und Location melden | ||
| ☐ | 37 | Ablaufplan an alle Dienstleister schicken | ||
| ☐ | 38 | Letzte Anprobe | ||
| ☐ | 39 | Tischkarten und QR-Karten drucken, Scan testen | ||
| ☐ | 40 | Restzahlungen und Fälligkeiten prüfen | ||
| ☐ | 41 | Liste mit Notfallkontakten für den Tag anlegen |
Bei Punkt 39 scheitert es oft an Kleinigkeiten wie zu kleinem Code oder spiegelndem Papier. Format, Beschnitt und Scan-Test stehen in Hochzeits QR Code Tischkarten drucken: Anleitung & Checkliste.
Phase 6: Die letzte Woche
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 42 | Alle Dienstleister bestätigen: Uhrzeit, Ort, Ansprechperson | ||
| ☐ | 43 | Umschläge für Restzahlungen und Trinkgeld vorbereiten | ||
| ☐ | 44 | Ringe und Dokumente in eine Tasche packen | ||
| ☐ | 45 | Notfalltasche packen (Pflaster, Nähset, Fleckenstift, Ladekabel) | ||
| ☐ | 46 | Deko an die Location übergeben | ||
| ☐ | 47 | Schuhe einlaufen | ||
| ☐ | 48 | Wetter prüfen, Plan B für draußen festlegen | ||
| ☐ | 49 | Eine Ansprechperson für den Tag benennen, die nicht ihr seid |
Punkt 49 ist der, der am häufigsten fehlt. Ohne ihn landen am Hochzeitstag alle Fragen des Caterers beim Brautpaar.
Phase 7: Nach der Hochzeit
| ☐ | Nr. | Aufgabe | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|---|
| ☐ | 50 | Danksagungskarten verschicken | ||
| ☐ | 51 | Gästefotos einsammeln und sichern | ||
| ☐ | 52 | Leihgaben zurückgeben | ||
| ☐ | 53 | Letzte Rechnungen begleichen | ||
| ☐ | 54 | Liste der Stellen anlegen, bei denen sich Name oder Adresse ändert | ||
| ☐ | 55 | Kleid und Anzug reinigen lassen |
November und Dezember: Wo ihr jetzt in der Liste steht
Wer im Spätherbst plant, steht je nach Termin an ganz unterschiedlichen Stellen. Drei Fälle:
Hochzeit im Mai bis September 2027. Ihr seid fünf bis zehn Monate davor, also in Phase 2, 3 oder am Anfang von Phase 4. Jetzt zählen die Punkte mit Lieferzeit: Kleid, Ringe, Einladungsdruck. Rechnet die Fristen mit der Formel oben aus und schreibt die Daten in die Liste, bevor die Feiertage den Kalender füllen.
Hochzeit 2028 oder später. Phase 1. Die Weihnachtstage sind dafür nützlich, weil die Familie oft am selben Tisch sitzt: Adressen für die Save-the-Date-Liste einsammeln, Wunschtermine abklopfen, Gästespanne grob schätzen. Nach den Feiertagen habt ihr dann eine erste Gästezahl statt einer Vermutung.
Hochzeit im Dezember 2026. Phase 5 oder 6. Bei Winterhochzeiten verändert sich vor allem Punkt 48: Die Sonne geht Mitte Dezember in Deutschland je nach Ort zwischen etwa 15:50 und 16:30 Uhr unter. Prüft die Sonnenuntergangszeit für euren Ort und legt die Paarfotos davor. Für Glätte vor dem Standesamt oder der Location braucht es einen konkreten Plan B, etwa einen zweiten Eingang oder Streugut, das ihr mit der Location absprecht.
Wer seine Liste schon im Dezember druckt, geht mit fertigen Fristen ins neue Jahr.
Was bei gedruckten Checklisten typischerweise schiefgeht
Vier Fehler tauchen bei Papierlisten wiederholt auf:
- Zwei Exemplare ohne Abgleich. Jeder hakt auf der eigenen Liste ab, nach drei Wochen stimmen beide nicht mehr. Lösung: ein Exemplar an einem festen Ort, plus ein Foto davon nach jeder Änderung.
- Kein Versionsstand. Schreibt in die Kopfzeile „Stand: TT.MM." und druckt neu, sobald mehr als fünf Zeilen durchgestrichen oder ergänzt sind.
- Monate statt Daten. „3 Monate vorher" erinnert niemanden an etwas. Ein Datum in der Spalte „Bis wann" schon.
- Gästedaten auf Papier. Sobald die erste Absage kommt, ist die gedruckte Gästeliste falsch. Auf die Checkliste gehört nur „Rückmeldungen: x von y".
Wer eine fertig gestaltete Vorlage lieber am Rechner ausfüllt, findet bei Kartenmacherei ein bearbeitbares PDF. Die Regeln oben gelten dafür genauso: Wer-Spalte ergänzen, Daten statt Monate, Gästedaten auslagern.
Häufige Fragen
Gibt es die Hochzeits-Checkliste zum Ausdrucken kostenlos?
Ja. Die 55 Punkte aus diesem Beitrag könnt ihr in eine Tabelle mit fünf Spalten übernehmen und auf drei A4-Seiten drucken. Mehrere Hochzeitsseiten bieten zusätzlich kostenlose PDFs an; prüft dort, ob es eine Spalte für Zuständigkeit und Frist gibt.
Ist eine To-do-Liste für die Hochzeit als PDF oder in Word praktischer?
Word oder eine Tabellenkalkulation eignet sich, solange ihr die Liste noch anpasst – Aufgaben streichen, Fristen eintippen, Namen ergänzen. Als PDF exportiert ihr erst die fertige Fassung zum Ausdrucken. So vermeidet ihr, dass jemand eine nicht mehr veränderbare Datei per Hand nachbessert.
Was gehört auf die Checkliste für das Standesamt?
Auf die Hauptliste gehören zwei Zeilen: Termin und Fristen erfragen (Punkt 4) und die Unterlagenliste abarbeiten (Punkt 25). Welche Dokumente nötig sind, hängt von eurer persönlichen Situation ab und legt das zuständige Standesamt fest. Lasst euch die Liste dort geben und heftet sie direkt hinter die Checkliste.
Wie nutzt man eine Hochzeits-Checkliste zum Abhaken am besten?
Ein gemeinsames Exemplar an einem festen Ort, ein Datum in jeder Zeile und feste Initialen in der Wer-Spalte. Einmal pro Woche geht ihr die offenen Punkte der aktuellen Phase zusammen durch. Alles, was dabei mehr als eine Änderung pro Woche hat, wandert in ein digitales Werkzeug.