Hochzeitsbudget Excel-Vorlage: 10 Spalten, fertige Formeln

Eine brauchbare Hochzeitsbudget Excel Vorlage hat für jeden Posten drei Zahlen statt einer: den Planwert, den Angebotspreis und den Rechnungsbetrag. Erst dieser Abstand zeigt euch, wo das Budget wirklich kippt. Dazu kommen eine Spalte für Anzahlungen, ein Fälligkeitsdatum und eine Zelle für die Gästezahl, an der alle variablen Kosten hängen. Mit zehn Spalten, sechs Formeln und einem zweiten Blatt für Zahlungen habt ihr ein Werkzeug, das mehr kann als viele Gratis-Downloads.

Warum viele Gratis-Vorlagen an einer Stelle versagen

Viele Vorlagen im Netz führen pro Posten genau eine Kostenspalte. Das reicht im Januar, wenn ihr grob schätzt. Ab dem ersten Angebot überschreibt ihr die Schätzung, und ab der ersten Rechnung überschreibt ihr das Angebot. Die Information, um wie viel ein Dienstleister teurer geworden ist, verschwindet dabei.

Genau diese Information braucht ihr aber, um zu entscheiden, wo ihr gegensteuert.

Allgemeine Budgetvorlagen, wie sie etwa Microsoft in seiner Sammlung kostenloser Budgetvorlagen anbietet, sind auf Monatsausgaben und Sparziele ausgelegt. Hochzeitsspezifische Raster wie der Budgetraster von hochzeitsplanung.ch oder die Musterkalkulation von hochzeitsplaza.de liefern Kategorien und Kostenvorschläge. Prüft bei jeder Vorlage, die ihr herunterladet, drei Dinge: Gibt es Plan und Ist als eigene Spalten? Gibt es ein Fälligkeitsdatum? Hängen Catering und Getränke an einer Gästezahl? Fehlen zwei davon, baut ihr die Vorlage besser selbst — das dauert rund eine Stunde.

Die Vorlage: 10 Spalten auf dem Blatt „Budget“

Eine Zeile pro Posten, nicht pro Kategorie. „Fotograf“ und „Fotobox“ sind zwei Zeilen, auch wenn beide unter „Fotos & Video“ laufen.

Zeile 1 enthält die Spaltenüberschriften, die Posten beginnen in Zeile 2. Rechts neben der Tabelle, etwa in den Zellen M1 bis M3, stehen drei Eingabezellen: Gesamtbudget, Reserve in Prozent und Gästezahl. Gebt ihnen Namen (Formeln → Namen definieren), etwa Budget, Reserve und Gaeste. Dann lesen sich die Formeln später wie Sätze.

Die sechs Formeln, die die Arbeit machen

Erwartet (Spalte F) nimmt den verlässlichsten vorhandenen Wert: Rechnung vor Angebot vor Plan.

=WENN(E2<>"";E2;WENN(D2<>"";D2;C2))

Restzahlung (Spalte H) zieht die Anzahlung vom erwarteten Wert ab:

=F2-G2

Abweichung (Spalte J) zeigt, wie weit der erwartete Wert vom Plan entfernt liegt:

=WENN(C2=0;"";F2/C2-1)

Formatiert Spalte J als Prozent, sonst steht dort 0,18 statt 18 %.

Summe je Kategorie für eine kleine Übersicht neben der Tabelle:

=SUMMEWENN(A:A;"Catering";F:F)

Verfügbares Budget nach Reserve:

=Budget*(1-Reserve)-SUMME(F2:F60)

Fälligkeitswarnung in einer Hilfsspalte K, die Posten mit offenem Rest in den nächsten 30 Tagen markiert:

=WENN(UND(I2<>"";H2>0;I2-HEUTE()<=30);"bald fällig";"")

Summiert ausschließlich Spalte F. Wer C, D und E gemeinsam aufaddiert, zählt einen Posten bis zu dreimal — ein häufiger Rechenfehler in selbstgebauten Listen.

Bedingte Formatierung als Ampel

Legt auf Spalte J zwei Regeln an: Gelb ab 5 % über Plan, Rot ab 15 %. So seht ihr beim Öffnen der Datei, welche Posten Aufmerksamkeit brauchen, ohne Zeile für Zeile zu lesen. Die Schwellen sind ein Vorschlag; setzt sie so, dass Rot bei euch tatsächlich eine Entscheidung auslöst.

Variable Kosten an die Gästezahl koppeln

Location-Miete, Fotograf und Band kosten meist gleich viel, ob 60 oder 80 Gäste kommen. Menü, Getränkepauschale, Tischkarten und Gastgeschenke wachsen pro Person mit. Wenn beides in einer festen Zahl steckt, rechnet ihr nach jeder Zusage von Hand nach.

Schreibt bei variablen Posten deshalb keinen Betrag in Spalte C, sondern eine Formel:

=Gaeste*85

85 steht hier für einen Preis pro Gedeck aus eurem Angebot. Ändert sich die Gästezahl oben, ändern sich alle variablen Zeilen mit.

Fiktives Rechenbeispiel: 70 oder 78 Gäste

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Rechenlogik:

Acht zusätzliche Zusagen kosten in diesem Beispiel allein beim Menü 680 € — mehr als ein Drittel der Reserve, bevor Getränke und Papeterie dazukommen. Genau deshalb gehört die Gästezahl als Zelle in die Datei und nicht als Zahl in euren Kopf. Woher sie kommt, regelt am besten eine saubere Liste; wie die aufgebaut ist, zeigt unsere Hochzeits-Gästeliste: Vorlage mit 14 Spalten und klaren Regeln.

Wo die Abweichung zwischen Angebot und Rechnung entsteht

Ein zweites fiktives Beispiel: Für den Fotografen plant ihr 2.200 €. Das Angebot liegt bei 2.450 €, die Rechnung nach einer gebuchten Zusatzstunde bei 2.600 €. Spalte J zeigt +18,2 % und färbt sich rot. Hättet ihr nur eine Kostenspalte, stünde dort 2.600 € — ohne Hinweis, dass 150 € erst am Hochzeitstag dazukamen.

Typische Quellen für solche Nachträge, nach denen ihr beim Angebot fragen solltet:

• Anfahrts- oder Lieferpauschalen
• Verlängerungsstunden nach Mitternacht
• Korkgeld oder Aufpreise für mitgebrachte Getränke
• Auf- und Abbau außerhalb der Mietzeit

Blatt 2: Zahlungsplan statt Kontoauszug

Das Budget-Blatt sagt, was etwas kostet. Das zweite Blatt, hier „Zahlungen“ genannt, sagt, wann welches Geld fließt. Eine Zeile pro Zahlung, nicht pro Dienstleister, mit den Spalten A bis E:

Mit =SUMMEWENNS(Zahlungen!D:D;Zahlungen!B:B;B2;Zahlungen!E:E;"ja") in Spalte G des Budget-Blatts holt ihr nur die tatsächlich bezahlten Beträge je Dienstleister zurück. Voraussetzung: Der Dienstleister heißt in beiden Blättern exakt gleich. Dann pflegt ihr dieselbe Zahl nicht an zwei Stellen.

Für Dezember und Januar ist dieses Blatt besonders nützlich. In diesen Wochen gehen bei vielen Paaren die ersten Angebote ein, und mit der Unterschrift werden oft Anzahlungen fällig. Prüft bei jedem Angebot, bis wann es gilt und ob der Preis für euer Hochzeitsjahr fest zugesagt ist oder sich noch ändern kann — und notiert die Antwort in einer Notizspalte (etwa Spalte L). Was im Vertrag steht, ist die Quelle; die Tabelle ist nur eure Übersicht darüber.

Excel, Google Sheets oder ein Planungstool?

Die Datei ist schnell gebaut. Die Frage ist, wer sie pflegt.

• Excel lokal passt, wenn eine Person das Budget führt und die andere nur draufschaut. Achtet auf Versionen: „budget_final_v3.xlsx“ auf zwei Laptops ist der klassische Weg zu zwei Wahrheiten.
• Google Sheets oder Excel in der Cloud passt, wenn ihr beide gleichzeitig Zahlen ändert. Die Formeln oben funktionieren dort mit kleinen Anpassungen (Sheets nutzt in deutschsprachiger Einstellung ebenfalls Semikolons).
• Ein Planungstool mit Budget-Tracking lohnt sich, wenn die Gästezahl aus den Zusagen automatisch kommen soll statt per Hand. Die Doppelpflege zwischen Gästeliste und Budget ist ein typischer Punkt, an dem Tabellen veralten. MeinEvent verbindet Gästeverwaltung, Sitzplan und Budget-Tracking in einem Event; ob sich das für euch rechnet, hängt davon ab, wie viele dieser Bausteine ihr ohnehin digital führen wollt.

Eine einfache Entscheidungsregel: Ändert sich eure Gästezahl voraussichtlich noch mehr als zweimal, und pflegt ihr die Gästeliste in einem anderen Werkzeug als das Budget, wird die Synchronisierung zur eigentlichen Arbeit. Dann ist die Kopplung wichtiger als die Vorlage.

Für die Verteilung des Gesamtbudgets auf Kostenblöcke und Beispiele für 30, 60 oder 100 Gäste findet ihr eine ausführliche Rechenlogik im Beitrag Hochzeitsbudget Rechner: Kosten sauber planen.

Häufige Fragen

Wie viele Zeilen braucht die Vorlage?

Plant mit 40 bis 60 Zeilen. Fünfzehn Kategorien mit zwei bis vier Posten je Kategorie füllen das schnell, und leere Zeilen am Ende kosten nichts. Setzt die Summenformeln auf einen Bereich, der bis Zeile 60 reicht, damit neue Posten automatisch mitzählen.

Gehört die Reserve als eigene Zeile in die Tabelle?

Nein, besser als Prozentwert in den Eingabezellen neben der Tabelle. Als Zeile wird sie leicht wie ein normaler Posten behandelt und „verplant“. Über die Formel für das verfügbare Budget bleibt sie sichtbar abgezogen, bis ihr bewusst entscheidet, sie anzutasten.

Was mache ich mit Kosten, die einer von uns privat vorab bezahlt hat?

Erfasst sie trotzdem — Ringe oder Kleid laufen oft außerhalb der gemeinsamen Planung und fehlen dann in der Gesamtsumme. Eine zusätzliche Spalte „bezahlt von“ reicht, um später nachzuvollziehen, wer was ausgelegt hat.