Catering-Angebote vergleichen: Preis pro Gast all-in

Wer Catering-Angebote vergleichen will, darf nicht die Preise pro Person aus der Kopfzeile nebeneinanderlegen. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn ihr jedes auf dieselbe Leistung bringt – gleiche Gästezahl, gleiche Servicezeit, gleiche Extras – und daraus einen All-in-Preis pro Gast rechnet. In unserem fiktiven Rechenbeispiel mit 80 Gästen wird das Angebot mit dem niedrigsten Listenpreis (34 €) so zum teuersten (66,06 €). Und schon zwei zusätzliche Gäste drehen die Reihenfolge erneut.

Die Methode dahinter passt auf eine Seite: Zwölf Posten abfragen, variable und fixe Kosten auseinanderhalten, durch die erwartete Gästezahl teilen. „All-in“ meint hier Speisen und den vereinbarten Service einschließlich der aufgeführten Zusatzkosten. Getränke sind im Beispiel ausdrücklich nicht enthalten. Für euer vollständiges Catering-Budget ergänzt ihr sie als eigenen Block.

Warum der Listenpreis pro Person nichts entscheidet

Unterscheidet bei euren Angeboten den Leistungsumfang und die Abrechnung. Diese drei Begriffe helfen beim Einordnen, können sich aber überschneiden:

• Reine Lieferung: Der Caterer liefert die Speisen; Aufbau und Abräumen organisiert ihr oder die Location, sofern nichts anderes vereinbart ist. Ergänzt die dafür entstehenden Kosten.
• Vollservice: Prüft, ob Servicekräfte, Buffetaufbau, Abräumen und Spülen enthalten sind. Personal kann nach Stunden oder als Bestandteil eines Pakets abgerechnet werden.
• Paketpreis: Ein Betrag pro Gast bündelt vereinbarte Leistungen. Welche Speisen, Servicezeiten und Mietartikel er enthält, entnehmt ihr der Leistungsbeschreibung.

Ein Paketpreis von 58 € und ein Buffetpreis von 34 € – die fiktiven Werte aus dem Rechenbeispiel weiter unten – beschreiben also nicht dieselbe Ware. Der zweite Betrag ist nur der Anfang einer Rechnung, deren Rest auf Seite zwei des Angebots steht – oder gar nicht, weil ihr nicht danach gefragt habt.

Die Regel daraus: Vergleicht zwei Zahlen erst, wenn ihr wisst, welche Leistung hinter beiden steht. Das gilt besonders für Angebote, die mehr als reine Lieferung enthalten.

Das 12-Posten-Raster: Jedes Angebot auf dieselbe Leistung bringen

Schickt allen Caterern dieselbe Anfrage mit denselben Eckdaten: Datum, Gästezahl (Erwachsene und Kinder getrennt nach Altersgruppen angegeben), Location mit Adresse, Beginn und Ende des Essens, gewünschte Form (Buffet, Menü, Flying Food). Danach legt ihr jedes Angebot auf dieses Raster. Wo eine Zeile leer bleibt, fragt ihr nach, statt zu raten.

Getränke (Zeile 11) rechnet ihr am besten als eigenen Block. Wenn nicht alle Caterer Getränke anbieten, verzerrt er sonst den Speisevergleich.

Variable Posten: Was mit jedem Gast wächst

Speisen, Kinderportionen, Snack und Geschirr können pro Person berechnet werden. Prüft aber für jede Position die tatsächlich abgerechnete Menge. Mindestportionen, Staffelpreise oder feste Mietpakete verändern die Rechnung. Im fiktiven Beispiel unten kostet allein das Geschirr 4,50 bzw. 6,20 € pro Gast. Fehlt es im Listenpreis, ergänzt ihr diesen Betrag.

Fragt bei Speisen nach Mengen statt nur nach Namen. „Rinderbraten mit Beilagen“ sagt wenig über die Portion; eine Mengenangabe pro Person lässt sich vergleichen. Klärt dabei, ob das Gewicht vor oder nach der Zubereitung gemeint ist.

Fixe und sprungfixe Posten: Wann neu gerechnet werden muss

Eine vereinbarte Aufbaupauschale verteilt sich bei weniger Gästen auf weniger Köpfe. Personal, Anfahrt und Technik bleiben dagegen nur innerhalb des angebotenen Umfangs gleich. Braucht ihr eine zusätzliche Servicekraft, längere Einsatzzeiten oder ein weiteres Fahrzeug, steigt die Summe sprunghaft. Lasst euch bestätigen, für welche Gästezahl und Dauer die Kalkulation gilt.

Wie Pauschalen den Preis kleiner Feiern beeinflussen, zeigt der Beitrag Catering-Kosten für 30 Personen: Netto & Gesamtpreis.

Bei Servicekräften lohnt die Nachfrage, ab wann die Uhr läuft. Vier Kräfte, die ab Aufbau statt ab Buffeteröffnung bezahlt werden, kosten bei 1,5 Stunden Aufbauzeit sechs zusätzliche Personalstunden.

Rechenbeispiel: Drei Angebote für 80 Gäste

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Alle folgenden Angebotspreise, Mengen und Einsatzzeiten sind frei gewählt und keine Marktpreiserhebung. Angenommen sind 80 erwachsene Gäste, ein Abendbuffet, Service bis Mitternacht und ein Mitternachtssnack. Alle Beträge sind brutto; Getränke sind ausgeklammert. Für A und C nehmen wir keine Mindestabrechnung an. Für C setzen wir 45 km einfache Anfahrt an. Die unterschiedlichen Personalmodelle behandeln wir nur für diese Modellrechnung als gleichwertig; bei echten Angeboten müsst ihr den Leistungsumfang bestätigen lassen.

Das Angebot mit dem niedrigsten Listenpreis landet in diesem Beispiel auf dem letzten Platz. Der Abstand zwischen allen drei Angeboten schrumpft von 24 € pro Person in der Kopfzeile auf 1,76 € pro Person in der Summe.

Ob euch dieser Preisabstand wichtig ist, hängt von eurem Budget ab. Ergänzt den Geldvergleich um Geschmack, verlässlich vereinbarte Leistungen und Vertragsbedingungen. Ein vollständig gerechneter Preis macht diese Abwägung erst möglich.

Die Formel für den All-in-Preis pro Gast

Vergleichspreis pro Gast = Bruttogesamtkosten des vereinbarten Leistungsumfangs ÷ erwartete Gästezahl

Die Gesamtkosten berechnet ihr zeilenweise. Multipliziert jeden Stückpreis mit der dafür vereinbarten Abrechnungsmenge und ergänzt Pauschalen sowie Personalstunden. Eine Mindestmenge gilt nur für die Positionen, auf die sich die Vereinbarung bezieht. Im Beispiel B wird das ganze Paket für mindestens 90 Gäste berechnet. Daraus folgt nicht, dass jeder andere Caterer auch Geschirr oder Snacks für seine Mindestgästezahl abrechnet.

Geteilt wird in der Planung durch die tatsächlich erwarteten Gäste. Je nach Vereinbarung können nach dem vertraglichen Meldestichtag auch bestellte, später ausgefallene Gäste berechnet werden. Prüft deshalb, welche Zahl für die Rechnung verbindlich wird. Kinder mit anderen Preisen rechnet ihr zunächst getrennt; der abschließende Durchschnitt verteilt die Gesamtkosten auf alle erwarteten Personen.

Für Angebot A ergibt das: (39 + 4,50 + 6) × 80 + (1.064 + 120) = 3.960 + 1.184 = 5.144 €, geteilt durch 80 gleich 64,30 €. Diese Rechnung passt in eine Tabellenkalkulation: Eine Spalte pro Angebot, eine Zeile pro Kostenposition. Haltet zusätzlich Einheit, Menge und Bruttoeinzelpreis fest.

Der Kipppunkt bei 82 Gästen

Im fiktiven Beispiel rechnet Angebot B mindestens 90 Gäste ab. Bei 80 Gästen zahlt ihr also für zehn leere Teller. Was passiert, wenn sich die Gästezahl bewegt?

• Angebot A wächst mit 49,50 € pro zusätzlichem Gast (Speisen, Geschirr, Snack), der Fixblock von 1.184 € bleibt.
• Angebot B bleibt bis 90 Gäste bei 5.220 € und wächst danach mit 58 € pro Gast.

A und B kosten gleich viel, wo 49,50 × n + 1.184 = 5.220 gilt – bei rund 81,5 Gästen. Bei 82 Gästen ist B mit 5.220 € günstiger als A mit 5.243 €. Das gilt unter der Annahme, dass keine weitere Servicekraft oder andere Zusatzleistung nötig wird. Übertragt diesen Kipppunkt nicht ungeprüft auf deutlich größere Feiern.

Bei 92 Gästen sähe die Beispieltabelle so aus (gleiche Annahmen, Personaleinsatz unverändert): A 5.738 € (62,37 € pro Gast), B 5.336 € (58,00 € pro Gast), C 5.851,40 € (63,60 € pro Gast). Dasselbe Angebot, das bei 80 Gästen Zweiter war, liegt bei 92 Gästen klar vorn.

Daraus folgt eine Entscheidungsregel: Rechnet jeden Vergleich für drei Gästezahlen – niedrig, erwartet und hoch. Lasst den Caterer den Personaleinsatz für diese Spanne bestätigen. Kippt die Reihenfolge, prüft Mindestmengen und zusätzliche Kosten besonders genau. Wie einzelne weitere Gäste das Budget verändern, zeigt Hochzeit Kosten pro Gast: Was der 81. Gast wirklich kostet.

Netto oder brutto: Preisangaben gleichziehen

Prüft bei jedem Preis, ob er netto oder brutto angegeben ist. Für eure private Hochzeitsplanung zählt, was ihr tatsächlich zahlen müsst. Ein Vergleich von „39 € netto“ mit „44 € brutto“ funktioniert erst, wenn beide Beträge einschließlich Umsatzsteuer vorliegen.

Stand 9. November 2026 gilt in Deutschland für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Getränke der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Getränke im Rahmen dieser Dienstleistungen unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Rechtsgrundlage ist § 12 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 15 Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Regelung gilt seit dem 1. Januar 2026, wie das BMF-Schreiben zur Umsatzsteuer auf Verpflegungsdienstleistungen bestätigt.

Wendet deshalb nicht pauschal einen Steuersatz auf das gesamte Angebot an. Lasst den Caterer separat berechnete Mietartikel, Technik und weitere Leistungen steuerlich zuordnen. Für Angebote aus Österreich oder der Schweiz übernehmt ihr die deutschen Sätze nicht. Bittet jeden Caterer um zwei Angaben:

1. Den Bruttobetrag je Posten für den vereinbarten Leistungsumfang.
2. Die Bruttogesamtsumme für eure angefragte Gästezahl.

So erhält eure Tabelle vergleichbare Zahlen. Wenn ihr eine Firmenfeier plant, stimmt die Vergleichsbasis mit eurer Buchhaltung oder Steuerberatung ab.

Was der Preis nicht abbildet: Die Bewertung neben dem Geld

Im Beispiel liegt C rund 2,74 % über A; gerechnet wird (5.285 − 5.144) ÷ 5.144 × 100. Für die Abwägung jenseits des Preises könnt ihr die folgende 100-Punkte-Bewertung nutzen. Die Gewichte sind ein Vorschlag für eure Planung, keine Studie oder Branchenvorgabe:

Bewertet jedes Kriterium beispielsweise mit 0 bis 5 Punkten. Multipliziert die Bewertung mit dem Gewicht und teilt durch 5; die Summe ergibt höchstens 100 Punkte. Haltet kurz fest, worauf eure Bewertung beruht. Noch offene Fragen markiert ihr als ungeklärt.

Ein vollständiges Angebot erleichtert die Prüfung, garantiert aber keine reibungslose Feier. Entscheidend ist der abschließend vereinbarte Umfang, auch wenn dafür Rückfragen nötig waren. Prüft bei jedem größeren Preisunterschied zuerst, ob dieselben Leistungen enthalten sind. Welche Mehrkosten euch Geschmack oder ein passenderes Servicekonzept wert sind, legt ihr selbst fest.

Angebote für 2027 einholen: Fristen statt Saisonannahmen

Wenn ihr im November 2026 für eine Feier 2027 plant, fragt die Verfügbarkeit für euren konkreten Termin ab. Aus dem Monat der Anfrage lässt sich weder die Antwortzeit noch ein günstiger Buchungszeitpunkt ableiten. Richtet euren Ablauf nach freien Terminen, Verkostungsmöglichkeiten und den Fristen der Angebote.

Annahmefrist und Preisanpassung

Steht im Angebot eine ausdrückliche Annahmefrist, muss die Annahme innerhalb dieser Frist erfolgen; das regelt § 148 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Fehlt eine solche Frist, gilt keine pauschale mehrwöchige Gültigkeit. Bei einem Angebot an Abwesende kommt es nach § 147 Abs. 2 BGB darauf an, wann der Anbieter unter regelmäßigen Umständen den Eingang der Antwort erwarten darf. Lasst euch den Termin für eure Entscheidung bestätigen.

Fragt außerdem nach Preisvorbehalten. Notiert, welche Positionen betroffen sind, unter welchen Voraussetzungen Änderungen vorgesehen sind und ob ein Höchstbetrag genannt wird. Die Nennung einer Klausel sagt noch nichts über ihre rechtliche Wirksamkeit aus. Für den Vergleich zählt zunächst, ob ihr eine feste Summe oder noch veränderliche Kosten vorliegen habt.

Ein Ablauf für eure Angebotsrunde

1. Anfrage vorbereiten: Datum, Gästezahl, Location, Speisen und Servicezeit festlegen und dieselben Angaben an alle angefragten Caterer schicken.
2. Rückmeldungen abstimmen: Verfügbarkeit, Antworttermin, Annahmefrist und mögliche Verkostung klären. Feiertags- oder Betriebsferien beim jeweiligen Betrieb erfragen.
3. Angebote vergleichen: Das 12-Posten-Raster ausfüllen, fehlende Preise nachfordern und die Kosten für drei Gästezahlen rechnen.
4. Vor der Zusage: Verkostung und Bewertung abschließen, offene Vertragsfragen klären und den vereinbarten Leistungsumfang schriftlich festhalten.

Rechnet den vertraglichen Stichtag für die finale Gästezahl rückwärts in eure Rückmeldefrist ein. Braucht der Caterer die Zahl beispielsweise drei Wochen vor der Feier, setzt eure Gästefrist davor und plant Zeit zum Nachfragen ein. Diese drei Wochen sind eine Beispielannahme, keine allgemeine Vertragsfrist.

Typische Fehler beim Vergleich – und wie ihr sie früh erkennt

Fehler 1: Verschiedene Anfragen verschickt. Wer dem ersten Caterer 80 Gäste und dem dritten „ungefähr 70 bis 90“ nennt, bekommt Angebote auf unterschiedlicher Basis. Gebt dieselbe Spanne an und fragt bei abweichender Personalplanung nach dem Servicekonzept.

Fehler 2: Mindestabrechnung überlesen. Prüft Angebot und Bedingungen auf Mindestgästezahl, Mindestportionen oder Mindestumsatz. Haltet fest, für welche Positionen die Untergrenze gilt und wie Kinder dabei zählen.

Fehler 3: Servicezeit unterschiedlich definiert. „Service für 6 Stunden“ kann ab Aufbau, ab Eintreffen der Gäste oder ab Buffeteröffnung zählen. Bei einer Feier bis Mitternacht entscheidet das, ob ihr Überstunden zahlt.

Fehler 4: Kinder als Erwachsene gezählt. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Habt ihr 8 Kinder unter 12 Jahren, und ein Caterer berechnet sie zum halben Preis, ein anderer zum vollen, liegt die Differenz bei einem Listenpreis von 40 € schon bei 160 €.

Fehler 5: Die Location-Kosten vergessen. Manche Locations berechnen eine Küchennutzungsgebühr oder schreiben bestimmte Caterer vor. Klärt das, bevor ihr Angebote einholt – sonst vergleicht ihr Caterer, die ihr gar nicht buchen dürft.

Wie diese Posten in das gesamte Hochzeitsbudget passen, beschreibt Hochzeits-Catering-Kosten: Budget realistisch kalkulieren.

Gästedaten sauber an den Caterer übergeben

Vor der finalen Bestellung gleicht ihr eure Gästeliste mit dem Angebot ab. Übermittelt die bestätigte Personenzahl, die für die Kinderpreise nötigen Altersgruppen sowie die vereinbarten Portionszahlen. Besprecht besondere Essensanforderungen mit den betroffenen Gästen und dem Caterer, statt aus einer Menübezeichnung auf die Eignung zu schließen.

MeinEvent verbindet Gästeverwaltung mit RSVP und Budgetplanung. Im Rückmeldeformular können Gäste Erwachsene und Kinder sowie Essenswünsche angeben; der Zugang erfolgt im Browser ohne App-Download. Prüft die Angaben vor der Bestellung, denn die reine Kinderzahl ersetzt noch keine Aufteilung nach den Altersgruppen des Caterers.

Im Budgetbereich könnt ihr die vereinbarte Bruttosumme als eigenen Catering-Posten eintragen und geplante sowie tatsächliche Kosten festhalten. Bewahrt die Vergleichsrechnung mit ihren Mengen und Annahmen separat auf und übertragt die gewählte Summe in euer Hochzeitsbudget. So bleibt nachvollziehbar, welcher Preis zu welcher Gästezahl und welchem Leistungsumfang gehört.

Häufige Fragen

Wie viele Catering-Angebote sollten wir vergleichen?

Als überschaubaren Start könnt ihr drei bis fünf passende Caterer anfragen. Das ist eine Planungsempfehlung, keine feste Regel. Wichtiger als die Anzahl ist, dass die Angebote euren Termin und denselben Leistungsumfang abdecken.

Was kostet Catering pro Person?

Das hängt so stark von Form, Region, Servicedauer und Leistungsumfang ab, dass eine pauschale Zahl euch nicht weiterhilft. Rechnet stattdessen den All-in-Preis pro Gast nach der Formel oben – für eure Gästezahl, eure Location und eure Uhrzeiten. So vergleicht ihr Angebote für denselben Leistungsumfang.

Wie vergleichen wir Angebote, ohne fremde Unterlagen weiterzugeben?

Schickt jedem Caterer eure eigene Leistungsübersicht und stellt dieselben Rückfragen aus dem 12-Posten-Raster. Fehlt eine Leistung, fragt nach ihrem Aufpreis. So könnt ihr die Zahlen nebeneinanderstellen, ohne das vollständige Angebot eines anderen Betriebs weiterzureichen.

Ist ein Paketangebot automatisch teurer?

Nein. Im fiktiven Rechenbeispiel liegt das Paket bei 80 Gästen 0,95 € pro Gast über dem günstigsten Angebot. Bei 82 Gästen liegt es unter den dort genannten Annahmen vorn. Prüft deshalb Paketumfang und Mindestabrechnung gemeinsam, bevor ihr euch entscheidet.