Catering Kosten 30 Personen: Angebote richtig nachrechnen

Catering Kosten 30 Personen, kurz gerechnet: Speisenpreis pro Person mal 30, plus Getränke, plus alle Fixposten für Lieferung, Personal, Geschirr und Aufbau. Bei dieser Gruppengröße geben oft die Fixposten den Ausschlag, weil sie sich auf wenige Gedecke verteilen. Wie weit veröffentlichte Preise auseinanderliegen, zeigen zwei Anbieterseiten mit Stand Juli 2026: Die Spreeküche in Berlin nennt für ein günstiges Buffet für 30 Personen mit drei Gängen und zwei Speisen je Gang insgesamt 700–750 € zuzüglich Steuern und gegebenenfalls Kosten für Equipment, Personal und Anfahrt. Die Meisterküche Reichard in Düsseldorf setzt für einen runden Geburtstag mit 30 Gästen ca. 25–40 € pro Person an.

Beide Zahlen sind Momentaufnahmen einzelner Anbieter, keine Marktpreise. Vergleichbar werden sie erst, wenn ihr jedes Angebot in dieselben zwei Blöcke zerlegt.

Die Rechnung hinter jedem Angebot für 30 Gäste

Ein Catering-Angebot kann als Pauschale kommen, als Preis pro Person oder als lange Positionsliste. Egal in welcher Form: Darin stecken zwei Blöcke, die sich völlig unterschiedlich verhalten, sobald sich eure Gästezahl ändert.

Variabler Block: Was mit jedem Gast wächst

Der variable Block umfasst alle Posten, die der Caterer pro Person berechnet – Speisen, Getränkepauschale, häufig auch Leihgeschirr und Servietten. Kommt ein Gast dazu, wächst der Block um genau diesen Betrag.

Lest die Einheit genau. „Pro Person“ kann pro Erwachsenem bedeuten, während Kinder anders berechnet werden. Und eine Getränkepauschale, also ein fester Betrag pro Gast für eine vereinbarte Getränkeauswahl und Dauer, rechnet sich anders als eine Abrechnung nach Verbrauch, bei der ihr nur bezahlt, was tatsächlich geöffnet wurde.

Fixblock: Was bei 30 Gästen auf jedes Gedeck drückt

Der Fixblock bleibt gleich, ob 25 oder 35 Leute kommen: Anlieferung und Abholung, Servicepersonal nach Stunden, Warmhaltetechnik, Auf- und Abbau. Dazu kann ein Mindermengenzuschlag kommen – ein Aufschlag, den manche Caterer berechnen, wenn eine Bestellung unter ihrer Mindestmenge bleibt.

Daraus folgt die Formel, mit der ihr jedes Angebot auf einen Nenner bringt:

Preis pro Gast = variabler Betrag pro Person + Fixblock ÷ Gästezahl

Ein Rechenbeispiel mit einem angenommenen Fixposten von 200 €: Bei 100 Gästen fällt er mit 2 € pro Kopf kaum auf. Bei 30 Gästen sind es 6,67 €.

Wie Anbieter selbst nach Gruppengröße staffeln, zeigt die Meisterküche Reichard: Sie nennt in ihrem Beitrag vom Juli 2026 getrennte Richtwerte nach Anlass und Personenzahl, für 15 Personen ca. 35–55 € pro Person, für 30 Personen ca. 25–40 €. Welche Leistung jeweils dahintersteht, lest ihr dort nach, bevor ihr die Werte übernehmt.

Dieselbe Trennung für eine komplette Feier samt Location und Dekoration findet ihr im Beitrag Hochzeit Kosten pro Gast: Was der 81. Gast wirklich kostet.

Rechenbeispiel: Wann der niedrigere Preis pro Person mehr kostet

Zwei fiktive Angebote für dieselbe Feier: 30 Gäste, sechs Stunden vor Ort. Angebot A nennt 32 € pro Person, Lieferung inklusive, Einweggeschirr, kein Personal. Angebot B nennt 26 € pro Person und listet den Rest einzeln. Für die Servicekraft in Angebot B setzen wir 28,90 € pro Stunde an, den Satz aus dem Anlieferungskatalog von Rauschenberger Catering. Der Katalog trägt kein Datum, die PDF-Datei stammt nach ihren Dateiangaben aus dem Jahr 2017, und ob der Satz netto oder brutto gilt, steht dort nicht. Nehmt ihn deshalb als Rechenwert, nicht als aktuellen Preis. Alle übrigen Beträge sind ausgedacht.

Das Angebot, das pro Person 6 € günstiger aussieht, landet bei 5,28 € mehr pro Gast.

Fertig ist der Vergleich damit aber nicht. In Angebot A ist kein Personal enthalten, das das Buffet nachfüllt, abräumt oder den Müll mitnimmt. Feiert ihr einen Geburtstag zu Hause und die Familie packt mit an, passt A. Braucht ihr diese Arbeit erledigt, rechnet A die fehlende Servicekraft hinzu: 960,00 € + 173,40 € = 1.133,40 €, also 37,78 € pro Gast. Dann liegt B im Beispiel knapp vorn.

Die Regel dahinter: Vergleicht zwei Angebote erst, wenn beide dieselbe Leistungsliste abdecken. Vorher vergleicht ihr Verpackungen.

Was veröffentlichte Preise für 30 Personen aussagen – und was nicht

Preisseiten von Caterern sind nützlich, solange ihr vier Dinge prüft. Ist es ein Ab-Preis? Gilt er für Speisen oder für Getränke? Netto oder brutto? Und welche Posten aus dem Fixblock fehlen?

Ab-Preise auf 30 Gäste hochgerechnet

Der Münchner Anbieter Lekkerei listet im Budgetplaner auf seiner Seite zu Catering-Kosten unter anderem Getränkepauschalen mit Ab-Preisen pro Person nach Anlass, netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Mit 30 multipliziert ergibt das den Getränkeanteil im variablen Block – als Untergrenze, weil „ab“ das Einstiegspaket beschreibt, und ohne Speisen und Fixposten:

Ab-Preise: Lekkerei, Catering Kosten München, abgerufen im September 2026; die Hochrechnung auf 30 Gäste stammt von uns. Prüft vor eurer Anfrage den aktuellen Stand der Seite.

Beispielrechnung mit den Ab-Preisen der Lekkerei-Seite: Zwischen Konferenz- und Dinner-Pauschale liegen bei 30 Gästen 600 € netto, allein für Getränke. Auf Getränke kommen laut der Seite derzeit 19 Prozent Mehrwertsteuer, brutto sind das 714 €. Das Essen kommt getrennt dazu, im selben Planer etwa ab 44,90 € pro Person für ein Family Style Dinner. Einen großen Teil der Spanne legt ihr also mit der Wahl des Formats fest, lange bevor ihr über einzelne Gerichte sprecht.

Servicepersonal: 30 Gäste liegen auf der Schwelle

Rauschenberger Catering empfiehlt im Anlieferungskatalog ab 30 Personen eine Servicefachkraft und ab 50 Personen einen Serviceleiter; die Servicefachkraft steht dort mit 28,90 € pro Stunde. Eine Feier mit 30 Gästen liegt also genau an der Grenze, ab der dieser Anbieter Personal empfiehlt. Der Katalog ist allerdings nicht datiert und nach den Dateiangaben des PDFs von 2017. Einen aktuellen Vergleichswert nennt die Berliner eGora GmbH in einem Beitrag vom Juli 2026: Rund 30 bis 40 € pro Stunde netto für qualifizierten Service, üblicherweise mit drei bis fünf Mindeststunden. Umgelegt auf die Gäste sieht das mit dem Rechenwert von 28,90 € so aus:

Stundensatz laut Rauschenberger-Katalog, Umlage von uns gerechnet. Zum Vergleich eine Beispielrechnung mit 35 € pro Stunde, der Mitte der eGora-Spanne: Sechs Stunden kosten 210 € netto, bei 30 Gästen also 7 € pro Gast statt 5,78 €. Derselbe Katalog führt An- und Abfahrt des Teams als eigene Position mit 24,90 € pro Stunde. Fragt bei jedem Anbieter nach, ob Mindesteinsatzstunden gelten und ob An- und Abfahrt als Arbeitszeit zählen – beides verschiebt die Tabelle.

Ob ihr Personal braucht, entscheidet eine einfache Frage: Soll an diesem Abend jemand aus eurer Runde Buffet, Geschirr und Müll übernehmen? Wenn nein, gehört mindestens eine Kraft ins Angebot.

Welches Format zu 30 Gästen passt

30 Gäste sind groß genug für ein Buffet und klein genug für ein gesetztes Menü an einer langen Tafel. Welche Fixposten überhaupt entstehen, hängt am Format.

Fingerfood und kaltes Buffet: Kleiner Fixblock, mehr Eigenarbeit

Hier fällt am wenigsten Technik an. Dafür übernehmt ihr Aufbau, Nachschub und Abräumen selbst, sofern kein Personal gebucht ist. Das passt zum Sektempfang oder zum Geburtstag in der eigenen Wohnung.

Der typische Fehler: Fingerfood als einzige Mahlzeit eines Abends, kalkuliert wie ein Snack. Fragt den Caterer, ob die Stückzahl pro Person als Hauptmahlzeit oder als Begleitung zum Getränk gedacht ist.

Warmes Buffet und Menü: Der Fixblock wächst

Warme Gerichte brauchen Chafing Dishes, also Wärmebehälter mit Wasserbad, beheizt über Brennpaste oder Strom. Stehen sie nicht im Angebot, fragt, ob sie gemietet werden müssen und wer sie zurückbringt. Ein gesetztes Menü für 30 Gäste braucht zusätzlich Service für jeden Gang und eine Fläche zum Anrichten in der Location.

Für eine standesamtliche Hochzeit im kleinen Kreis ist das Menü trotzdem oft das passende Format, weil 30 Gäste an eine oder zwei Tafeln passen. Worauf ihr bei Hochzeitsangeboten zusätzlich achtet, steht in Hochzeits-Catering-Kosten: Budget realistisch kalkulieren.

Foodtruck und Grill: Zuerst den Mindestumsatz teilen

Fragt beim Foodtruck als Erstes, ob ein Mindestumsatz gilt – ein Betrag, den manche Betreiber unabhängig von der Zahl verkaufter Gerichte mindestens berechnen. Ein fiktives Beispiel: 900 € Mindestumsatz geteilt durch 30 Gäste ergibt 30 € pro Gast. Isst jeder Gast zwei Gerichte zu je 12 €, kommen 720 € zusammen; die fehlenden 180 € zahlt ihr in diesem Fall trotzdem. Anfahrt, Standzeit und Stromanschluss kommen obendrauf.

Gästezahl: Was fünf Gäste mehr oder weniger bewirken

Mit Angebot B aus dem Rechenbeispiel – 28,50 € variabel pro Person (Speisen plus Geschirr), 263,40 € Fixblock (Lieferung plus Servicekraft):

Im Beispiel sparen fünf Gäste weniger 142,50 €, machen aber jedes verbleibende Gedeck um 1,76 € teurer.

Für die Frage, ob ihr jemanden zusätzlich einladet, taugt der Preis pro Gast deshalb wenig. Aussagekräftiger sind die Grenzkosten: Der Betrag, um den die Gesamtrechnung mit einem weiteren Gast steigt. Im fiktiven Angebot B sind das 28,50 €, solange kein neuer Fixposten wie eine zweite Servicekraft dazukommt.

Ein teurer Fehler passiert oft bei der Meldung. Wer dem Caterer 34 Gäste nennt, weil so viele eingeladen sind, und vier sagen kurzfristig ab, zahlt im Beispiel 114 € für Gedecke, die niemand isst, sofern sich die Zahl nicht mehr korrigieren lässt. Meldet die Zahl bestätigter Zusagen und fragt, bis wann ihr sie nach unten korrigieren dürft. Führt ihr die Gästeliste digital, etwa in MeinEvent, wo Zusagen, Absagen und Allergien in einer Liste zusammenlaufen, habt ihr die bestätigte Zahl zum Meldetermin parat. Die Catering-Posten tragt ihr dann gleich in den Budget-Tracker ein.

Oktober und November: Was der Herbst ins Angebot schreibt

Feiern mit 30 Gästen ziehen im Herbst nach drinnen. Das verschiebt Posten zwischen den Blöcken.

Draußen wird zum Extra. Grill, Foodtruck oder ein Empfang im Garten brauchen im Oktober und November einen Plan für Regen und Kälte. Zelt, Heizstrahler oder ein Ausweichraum tauchen dann als eigene Positionen auf, beim Caterer oder beim Verleih. Lasst euch schriftlich geben, ob der Caterer bei schlechtem Wetter auf eine Indoor-Variante umstellt und was sie kostet.

Warm holt Technik und Personal in den Fixblock. Wer wegen der Temperaturen vom kalten auf ein warmes Buffet wechselt, bekommt Warmhaltegeräte und je nach Anbieter eine Servicekraft dazu. Im Rechenbeispiel macht allein die Servicekraft 173,40 € aus.

Dezember im Oktober anfragen. Plant ihr eine Weihnachts- oder Adventsfeier mit 30 Personen, schickt die Anfrage jetzt. Fragt direkt, welche Wochenendtermine im Dezember noch frei sind und ob dort andere Konditionen gelten als unter der Woche.

Zehn Fragen, bevor ihr ein Angebot für 30 Gäste unterschreibt

1. Ist der Preis netto oder brutto, und welche Steuersätze sind angesetzt? Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt seit dem 1. Januar 2026 unbefristet der ermäßigte Satz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG); laut Bundesregierung betrifft das auch Catering. Die Abgabe von Getränken ist ausgenommen und bleibt bei 19 Prozent. Welcher Satz für Posten wie Personal oder Leihgeschirr gilt, bestätigt euch der Caterer; dieser Hinweis ersetzt keine Steuerberatung.
2. Ist es ein Ab-Preis, und welche Gerichte gehören genau zu diesem Paket?
3. Sind Lieferung, Abholung und Anfahrt enthalten?
4. Wie viele Servicekräfte für wie viele Stunden, und zählt die Fahrzeit mit?
5. Sind Geschirr, Besteck, Gläser und Warmhaltegeräte enthalten, und wer spült?
6. Gibt es eine Mindestpersonenzahl oder einen Mindermengenzuschlag?
7. Bis wann darf die Gästezahl geändert werden, nach oben und nach unten?
8. Wie werden Getränke abgerechnet – Pauschale, Verbrauch oder eigene Getränke mit Korkgeld, also einer Gebühr pro geöffneter mitgebrachter Flasche?
9. Was kostet jede weitere Stunde, wenn die Feier länger dauert?
10. Ab wann fallen Stornokosten an, und in welcher Höhe?

Tragt die Antworten für jedes Angebot in dieselben Zeilen einer Tabelle ein und rechnet erst dann mit der Formel aus dem ersten Abschnitt. Ein Angebot, das eine dieser Fragen offenlässt, ist noch kein vergleichbares Angebot. Wie der Catering-Block in das Gesamtbudget einer Hochzeit passt, zeigt Hochzeitsbudget: Alle Kosten im Überblick + 9 Spartipps.

Häufige Fragen

Was kostet ein warmes Buffet für 30 Personen?

Rechnet den Speisenpreis pro Person mal 30 und addiert Warmhaltegeräte, Lieferung und Personal. Als veröffentlichten Anhaltspunkt nennt die Spreeküche für ein günstiges Buffet mit drei Gängen und zwei Speisen je Gang für 30 Personen 700–750 € zuzüglich Steuern und gegebenenfalls Kosten für Equipment, Personal und Anfahrt (Seitenstand Juli 2026). Ob darin warme Gänge stecken, steht in der Leistungsbeschreibung – klärt das, bevor ihr Summen vergleicht.

Was rechnet man bei Catering pro Person?

Den variablen Betrag pro Person plus den Fixblock geteilt durch die Gästezahl. Im fiktiven Angebot B legt ein Fixblock von 263,40 € aus Lieferung und sechs Servicestunden 8,78 € auf jedes der 30 Gedecke. Wer nur den Preis pro Person aus dem Angebot abliest, übersieht genau diesen Anteil.

Was kostet ein Foodtruck für 30 Personen?

Bei 30 Gästen entscheidet oft nicht der Preis pro Gericht, sondern ein möglicher Mindestumsatz plus Anfahrt. Teilt den Mindestumsatz durch 30: Liegt das Ergebnis über dem, was eure Gäste tatsächlich essen, zahlt ihr die Differenz. Klärt im Herbst zusätzlich, wo die Gäste bei Regen stehen und ob Strom am Stellplatz liegt.

Welche Buffet-Ideen gibt es für 30 Personen?

Für 30 Gäste passen ein kalt-warmes Buffet mit zwei warmen Gerichten, ein Fingerfood-Buffet für den Stehempfang oder im Herbst ein Buffet mit Ofengerichten und Eintöpfen, die sich warmhalten lassen. Bei der Auswahl hilft die Blocklogik: Jedes warme Element holt Warmhaltetechnik in den Fixblock, jedes Selbstbedienungselement kann Personalstunden sparen.

Was kostet Catering für 40 Personen?

Im fiktiven Angebot B steigt die Summe von 1.118,40 € bei 30 Gästen auf 1.403,40 € bei 40, der Preis pro Gast sinkt von 37,28 € auf 35,09 €. Rechnet aber nicht blind linear weiter: Ab bestimmten Gästezahlen kommt neues Personal dazu, Rauschenberger empfiehlt im Anlieferungskatalog etwa ab 50 Personen einen Serviceleiter. Fragt deshalb, ab welcher Gästezahl sich Personal oder Geschirrmenge ändern.